회계-지출결의를 통한 예산 통제시스템

제목

지출결의를 통한 예산 통제시스템(비영리/공공부문 적용 사례

주요이슈

-회계, 예산, 세무 경리의 구분경리 적용으로 통합 재무관리의 필요성 증대
-업종에 특화된 인사평가 시스템 도입의 필요성

프로젝트 추진 이슈 및 해결 방안

이슈1)
전사원의 경비 신청 건을 그룹웨어 품의 후 관리팀에서 별도 취합하여 급여와 일반비용을 구분하여 반영하다 보니, 수작업 업무 번거로움 및 이미 결제가 승인된 건이 배정된 예산금액을 초과하는 문제가 빈번하게 발생함.
-ERP도입 후 사원이 직접 ERP에 접속해 경비(급여 성 수당, 경조금, 학자금, 복지포인트)를 등록하여 신청하게 하여, 건 별로 신청데이터를 관리하고, 지출에 대한 전자결제 품의 전 신청금액을 부서별로 집계하여 예산 금액을 통제함.
-경비 항목을 급여과 일반 비용으로 구분하여 자동 전표처리 지원을 통한 업무의 개선이 가능해짐

이슈2)
초기예산과 변경된 예산을 수작업을 통해 관리해 예산 변경에 대한 통제가 어려움
-예산 구분별로 ERP 데이터를 관리하여 당초 실행예산 대비 최종 변경된 실행예산을 관리함
-각 부서 담당자가 ERP로 예산을 신청하고 기획부에서 예산을 확인하여 조정하도록 하여 예산 편성에 대한 관리 및 통제가 가능해짐

이슈3)
구분 경리를 위해 영리사업과 비영리사업으로 회계단위를 나눠 관리하고 있어, 공통비용이 발생했을 경우 회계전표는 배부율에 따라 회계단위별로 작성하여 전표작성시간이 길고 관리가 이원화됨
-재무상태표는 하나로 관리하되, 사업부문을 나눠 공통으로 발생한 경비를 각각의 배부율에 따라 분류하여 부문별 손익계산서와 부문별 재무상태표를 생성함
-지출결의와 회계전표의 일원화된 관리가 가능하고 회계단위가 하나이므로 전표작성 시간이 단축됨

이슈4)
부서 별 직무 별 평가관리를 수작업으로 관리하고 있어 평가결과에 대한 신뢰도 문제가 발생함
-업종 특성 상 부서별 직무 별 목표관리와 실적이 매우 중요한 사항으로 부서, 직무 별 목표대비 실적을 등록할 수 있도록 년도 별, 월별목표 등 록 및 월별 실적 등록화면을 제공하여 월별 목표를 등록하도록 함
-누적된 실적정보를 바탕으로 조직 및 개인평가시 성과평과의 기초자료로 사용하여 평가자료의 신뢰도를 높임

프로젝트 개선내용

-비용의 신청 건을 취합하여 예산금액을 확인하는 업무가 사라져 신속한 업무처리가 가능 해졌습니다.
-예산 신청금액, 한도 등에 대한 정확한 관리 및 통제가 가능하고, 부처별 예산 관리 및 통계현황을 제공하여 정보공유 및 부처별 예산관리의 효율성이 증대되었습니다.
-안분적용 자동전표 입력으로 인한 통합 재무관리가 가능 해졌습니다.
-부서 별 직무 별 실적을 통한 성과평가 결과 등록으로 인한 평가시스템의 신뢰도가 상승했습니다.

ERP 구축 성공을 위한 제언

-업종별 특성에 맞는 관리시스템의 도입도 중요하지만, 경영관리 시스템의 경우 무엇보다 회사의 실무를 가장 잘 아는 핵심인력을 중심으로 프로젝트를 진행하는 것이 가장 중요합니다.
-프로젝트 팀원이 회사의 문제점을 정확하게 파악하고 있어야 정확한 업무 분석이 가능하며, 발전가능한 개선방향을 제시할 수 있습니다.
-프로젝트를 수행하는 인력이 인사, 평가, 회계 등과 같은 경영관리시스템의 중요성을 파악하고 있어야 단순 수작업 입력을 개선하는 시스템이 아닌 자원관리를 위한 시스템으로 자리잡을 수 있습니다.